Datenschutzhinweise für Online-Meetings,
Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“ durch Stefan
Käsler iprosec

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im
Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen
und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“
ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit
der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist Stefan Käsler iprosec, Goethestraße
75, 58566 Kierspe.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von
„Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für
die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung
von „Zoom“ herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere
Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen
auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website
von „Zoom“ finden.

Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang
der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw.
bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse,
Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),
Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/
Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen,
M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer,
Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie
z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-
Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden
die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“
anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe
von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings
die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera
des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit
selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten,
müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-
Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen
und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung
wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings
erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel
nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung
von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-
Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten
in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert
werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum
Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Stefan Käsler iprosec verarbeitet
werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im
Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die
Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich,
gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so
ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser
Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung
von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen
von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1
lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von
„Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-
Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben,
sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte
aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig
gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu
kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von
den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit
„Zoom“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung
der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt.
Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen,
der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt.
Für Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich deshalb bitte direkt an den Verantwortlichen
Stefan Käsler, Goethestraße 75, 58566 Kierspe, Tel. 02359 291420, EMail:
Datenschutz@complere.de.

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen
Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür,
dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person
sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung
der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen
der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen
Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für
eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen,
wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen,
Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren
zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung
erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch
uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung
oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung
finden Sie stets auf dieser Seite.

Stand: 23.07.2020